Excel-Vorlage für Gruppenmeldescheine
Mit dem neuen Gästetaxenreglement des Kanton Glarus müssen für alle Übernachtungsgäste im Kanton Glarus meldepflichtige Gästedaten in Meldescheinen erfasst werden. Hilf uns mit, diesen Prozess zu vereinfachen und stelle uns die Daten schon vor eurer Anreise zu.
Damit deine Unterkunft die Meldewesen-Daten einfach ins digitale System übernehmen kann, bitten wir drum, die hier zur Verfügung gestellte Vorlage zu benutzen.
Bitte unbedingt nachfolgende Anleitung beachten, wie das Excel zu bearbeiten ist.
Vorlage für Gruppenmeldescheine
Für Gruppen die gemeinsam unterwegs sind, können Gruppenmeldescheine ausgefüllt werden. Diese Option gilt für Gruppen ab 10 Personen. Gruppen erhalten nur einen GlarnerlandPass auf die Hauptperson ausgestellt. Um den GlarnerlandPass zu nutzen, muss die Gruppe zusammen mit dem Hauptleiter unterwegs sein.
Anleitung
SCHRITT 1: Excel-Datei herunterladen und auf dem Computer lokal speichern.
SCHRITT 2: Hauptperson anlegen: Für die Hauptperson müssen alle notwendigen Meldedaten ausgefüllt werden. Pflichtfelder sind farbig hinterlegt. Für Ausländer:innen muss zusätzlich das Herkunftsland geändert und die Ausweisnummer ergänzt werden.
SCHRITT 3: Begleitpersonen erfassen: Für die Begleitpersonen einer Gruppe reichen die Angaben Anzahl Teilnehmer pro Kategorie (Zuweisung Kategorien siehe FAQ). Wenn die Gruppe aus Teilnehmer:innen aus mehreren Kategorien besteht, gehts weiter mit Schritt 4.
SCHRITT 4: Weitere Kategorien erfassen: Pro Kategorie muss eine neue Zeile erstellt werden. Damit die Teilnehmer dem selben Meldeschein (Hauptperson) zugewiesen werden, muss die hotelid, Vorname, Name und Anreisedatum mit der Hauptperson identisch sein. Am besten dafür alle Felder der Zeile markieren, kopieren und einfach in der neuen Zeile einfügen.
Sobald in einer neuen Zeile eine neue Hauptperson mit neuem Anreisedatum erfasst wird, wird ein neuer Meldeschein erstellt.
SCHRITT 5: Ist die Bearbeitung abgeschlossen, Excel-Datei speichern und an Unterkunft zusenden.
WICHTIG: In der Excel-Datei dürfen die Felder, Reihenfolge, Darstellung etc. nicht verändert werden.
Option: Jedes Gruppenmitglied wünscht seinen persönlichen GlarnerlandPass
Wenn die Gruppe teils individuell unterwegs ist und den GlarnerlandPass nutzen möchte, müssen für die Gruppenmitglieder Einzelmeldescheine mit den entsprechenden Angaben aller Mitreinsenden angegeben werden. Somit kriegt jedes Gruppenmitglied einen persönlichen GlarnerlandPass ausgestellt. Bitte diese Option nur benutzen, wenn dies vorab mit eurer Unterkunft abgesprochen wurde.
Oft gestellte Fragen
1 = Erwachsen 16+ Jahre
2 = Kind 6-15 Jahre
3 = Kleinkind 0-5 Jahre
4 = Geschäftlich
5 = Militär und Zivilschutz
6 = Pflegefälle
7 = Einheimische (Bewohner/innen des Kanton Glarus, in der gleichen Gemeinde wohnhaft, wie Aufenthalt)
8 = Clubmitglieder (In eigener Club-Unterkunft)
Die hotelid kann so wie eingegeben belassen werden. Diese wird nach der Einreichung durch die Unterkunft ausgefüllt.
Falls ihr eure Gruppe für den GlarnerlandPass zum Beispiel in zwei Teilgruppen splitten möchtet, teilt das bitte eurer Unterkunft mit. Hierzu werden dann zwei Hauptpersonen benötigt, denen je ein GlarnerlandPass mit der Hälfte der Gruppe zugwiesen wird. Die geht nur, wenn eine Gruppe mehr als 20 Teilnehmer:innen hat, da pro Gruppenmeldeschein mindestens 10 Personen erfasst werden müssen.
Möchte eure Gruppe ganz unabhängig voneinander unterwegs sein?
In diesem Fall müsst ihr Einzelmeldescheine mit allen persönlichen Angaben der Begleitpersonen ausfüllen. Fragt bitte bei eurer Unterkunft nach, wie ihr hier am besten vorgehen sollt.
Grundsätzlich funktioniert das Befüllen des Excel genau gleich, es werden jedoch zusätzliche Informationen von den Begleitpersonen benötigt.
Nochmals der wichtige Hinweis: Pro Begleitperson ebenfalls muss eine neue Zeile erstellt werden. Damit die Teilnehmer dem selben Meldeschein (Hauptperson) zugewiesen werden, muss die Vorname, Name und Anreisedatum mit der Hauptperson identisch sein. Am besten dafür alle Felder der Zeile markieren, kopieren und einfach in der neuen Zeile einfügen. Sobald in einer neuen Zeile eine neue Hauptperson mit neuem Anreisedatum erfasst wird, wird ein neuer Meldeschein erstellt.
Max 10 Personen pro Meldeschein
Pro Meldeschein können eine Hauptperson und neun Begleitpersonen angegeben werden. Teilt bitte die Gruppe auf mehrere Meldescheine auf. Falls nicht alle Gruppenmitglieder eigene E-Mail-Adressen besitzen, ist das kein Problem. Dann erhält einfach die Hauptperson die Pässe der Begleitpersonen ohne eigene E-Mailadresse.
